PARECER CCDRn
Este parecer analisou uma situação em concreto, que foi colocada aos serviços jurídicos, tendo estes concluído que:
“1. A Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos (CADA) é a entidade competente para emitir parecer sobre o acesso aos documentos administrativos, nos termos do estabelecido na alínea e) do n.º 1 do artigo 15.º da Lei de Acesso aos Documentos Administrativos (LADA), aprovada pela Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto.
2. É doutrina da CADA que “As gravações de reuniões de câmara municipal elaboradas pelos serviços de apoio ao órgão administrativo e integradas nos respetivos arquivos, são documentos administrativos, acessíveis no quadro da LADA.”, à luz do disposto no artigo 3.º, n.º 1, a), da LADA e independentemente de serem de essas reuniões serem reservadas ou públicas e de as gravações se destinarem à transmissão das reuniões ou à elaboração das respetivas atas. Entendimento que acompanhamos.
3. Considera a CADA que as gravações de uma reunião da câmara municipal que tenham sido feitas com a única finalidade de auxiliar os trabalhadores do município na tarefa de preparação e elaboração da respetiva ata constituem verdadeiros documentos administrativos e não meros apontamentos e/ou com natureza preparatória da elaboração dessa ata.
3.1. Desde logo, porque essas gravações não só decorrem da própria atividade do órgão executivo, como foram elaboradas pelos serviços municipais que lhe prestam apoio administrativo, pelo que estão indissociavelmente ligadas à atividade administrativa, sendo um registo histórico da referida reunião, com relevo autónomo, nomeadamente porquanto são um documento importante na eventual correção de erros e melhor compreensão dos “fundamentos de decisões constantes nas atas”.
4. Conforme explica a CADA, a câmara municipal não se encontra obrigada por lei a gravar as suas reuniões e a conservar os registos sonoros (ou vídeo) das mesmas, mas se o fizer atribui-lhes a qualidade de documentos administrativos sujeitos ao regime de acesso nos termos da LADA.
5. No entanto, e como são instrumentos preparatórios e adjuvantes para a redação da ata dessa reunião, que irá ser objeto de apreciação e aprovação pela câmara municipal, essas gravações são enquadráveis na reserva de acesso prevista no n.º 3 do artigo 6.º da LADA: podendo o órgão executivo diferir o acesso às mesmas até à tomada da deliberação que aprovar a ata (ou ao decurso de um ano após a sua elaboração, consoante o evento que ocorra em primeiro lugar).”.
Considerando o teor integral do parecer, que apresenta outras posições da CCDRN sobre o tema, que não constam das conclusões, sugere-se a sua leitura integral.