A desmaterialização do processo de reuniões de Câmara e sessões da Assembleia Municipal

O Plano de Ação para a Transição Digital, preparado no Ministério da Economia e Transição Digital do atual XXII Governo Constitucional, publicado em Diário da República em  21 de abril de 2020, prevê a capacitação digital das pessoas, a transformação digital das empresas e a digitalização do Estado.

Para assegurar que Portugal acelera a transição para uma sociedade mais digitalizada, as opções nacionais, no Plano de Recuperação e Resiliência (PRR), assentam em 5 componentes nas seguintes áreas: capacitação e inclusão digital das pessoas através da educação, formação em competências digitais e promoção da literacia digital, transformação digital do setor empresarial e digitalização do Estado.

Já em anteriores Governos, o Programa Simplex apresentava-se como uma estratégia de modernização administrativa transversal a todos os serviços do Estado, com a implementação de diversas medidas de simplificação administrativa e legislativa e de administração eletrónica com impactos muito positivos na vida das pessoas.

Alinhado com o Plano de Ação para a Transição Digital e o PRR, o Simplex não parou de se reinventar, mantendo sempre o foco na modernização do Estado e no reforço da sua capacidade de atuação às necessidades de cada momento.

A Câmara Municipal de Guimarães, consciente da importância da transição digital e no prosseguimento das diretrizes emanadas pela entidade tutelar, vem providenciando aos seus munícipes, ao longo das últimas décadas, um melhor serviço público, utilizando a tecnologia e reforçando a proximidade para um acesso mais simples, seguro e eficiente dos cidadãos, reduzindo custos de contexto.

Neste contexto de modernização e simplificação de procedimentos, foi desenvolvido o projeto de desmaterialização do processo inerente às reuniões de Câmara, desde a submissão das propostas, da sua autorização para agendamento, divulgação dos assuntos, registo de votações, elaboração da minuta da ata e da ata da reunião.

Este sistema, ao tempo designado por Plataforma Eletrónica das Reuniões de Câmara, foi implementado em 2 fases, a primeira, em outubro de 2011, abrangeu os procedimentos relativos à fase prévia das reuniões de Câmara, e a segunda, em setembro de 2012, incluiu o próprio ato de realização das reuniões de Câmara, onde os membros do Órgão Executivo passaram a poder consultar toda a documentação relativa às propostas agendadas.

A partir de dezembro de 2014, a Plataforma Eletrónica foi alargada ao Órgão Deliberativo, criando-se o Portal da Assembleia, que permitiu então a gestão integrada e desmaterializada de todo o processo inerente às sessões da Assembleia, onde os procedimentos respetivos passaram a tramitar através daquele Portal, que era ao tempo um modelo inovador a nível nacional, pois não existia uma Plataforma análoga no país. Foi, por isso, um desafio de alguma complexidade, na medida em que, não havendo histórico, foi necessário ajustar procedimentos em função das questões que foram surgindo no âmbito do próprio funcionamento da Assembleia Municipal.

O objetivo de otimização e desmaterialização dos processos, que envolve, naturalmente, a eliminação da circulação de papel, conduziu, a partir de novembro de 2017, à interligação automática entre os dois portais (da Câmara e da Assembleia Municipal), que, na prática, passaram a integrar uma única plataforma, designada por Portal Executivo.

Aproveitou-se esta oportunidade para se introduzir um sistema de gestão dos tempos das intervenções dos membros da Assembleia, com projeção em ecrã durante o período de intervenção, possibilitando a sua visualização por parte de todos os membros que compõem este órgão municipal.

Esta interoperabilidade veio possibilitar aos Serviços de apoio às reuniões de Câmara e sessões da Assembleia promover a abertura da reunião/sessão no Portal Executivo, agendar propostas, ordenando-as por tema, procedendo à convocação e divulgação da agenda junto de todos os membros, através desse Portal.

Esta interligação agilizou a tramitação de propostas entre os dois Órgãos Autárquicos (Câmara e Assembleia), pelo que as propostas aprovadas pelo Executivo Municipal e que carecem de ulterior aprovação pela Assembleia Municipal são hoje submetidas através do Portal Executivo, anulando um conjunto de procedimentos, designadamente, o envio de ofício à Assembleia Municipal e a reprodução, em suporte de papel, da documentação que acompanha cada uma das propostas.

A documentação constante da Ordem do Dia, anteriormente distribuída, em suporte de papel, aos Líderes Municipais, é hoje disponibilizada, no Portal Executivo, a todos os membros da Assembleia Municipal.

A implementação implicou uma profunda alteração de procedimentos e rotinas e só com o envolvimento dos dirigentes políticos e demais membros eleitos, técnicos e colaboradores da Autarquia foi possível dar este passo tão importante e significativo.

Refira-se que este sistema contribuiu, também, para uma ação ecológica correta como a redução do uso do papel, cooperando, desta forma, para a sustentabilidade ambiental e para a redução da pegada ecológica de cada um dos membros dos órgãos autárquicos vimaranenses. A este facto, não é alheio o desígnio consensual de candidatar o Município a Capital Verde Europeia, que torna essencial a necessidade de introduzir uma cultura e uma educação para o ambiente, envolvendo toda a comunidade e as organizações.

Da mesma forma que este instrumento de trabalho se mostrou economizador de custos e de tempo, veio, igualmente, revelar-se uma ferramenta importantíssima no período de tempo em que o mundo se viu confrontado, em 11 de março de 2020, com a declaração, pela Organização Mundial de Saúde, da pandemia de COVID-19 e em que os países se viram, de repente, a braços com uma ameaça, não só para o sistema de saúde, mas também para os sistemas económico, social e político.

Assim, foi possível aos órgãos autárquicos, durante aquele período, assegurar a periodicidade das suas reuniões, que passaram a realizar-se por videoconferência, em virtude das medidas de isolamento e distanciamento social decretadas pelo estado de emergência nacional, estando todos os eleitos locais devidamente habilitados a participar, acompanhando o processo de discussão e votação das propostas agendadas através do Portal Executivo.

De registar que também aos representantes dos órgãos de comunicação social foi facultado, através de plataforma digital, o acesso às reuniões e sessões dos órgãos municipais, em razão do interesse público de que se revestem as intervenções e deliberações tomadas pelo órgão executivo municipal.

A pandemia de COVID-19 acelerou, sem dúvida, a transformação digital que vínhamos assistindo nos últimos tempos e a sociedade adaptou-se a uma nova forma de viver com as tecnologias digitais a tornarem-se uma alternativa sólida para a execução de muitas tarefas, permitindo que muitas funções que exigiam a presença física fossem agora executadas remotamente.

Na senda da inovação tecnológica, cremos que o Município de Guimarães continuará a acompanhar o Estado na implementação de reformas e investimentos nas áreas da digitalização e da modernização administrativa, fomentando a qualidade e o aperfeiçoamento do serviço autárquico nos mais diversos setores, estando previsto, no seu Plano de Ação 2022/2025, o desenvolvimento de procedimentos que ajudem a melhorar a eficiência dos serviços municipais, nomeadamente em matéria de transição digital e simplificação de procedimentos.

Por

Marta Cunha (Técnica Superior da Direção Municipal de serviços Partilhados/Serviço de Apoio às reuniões de Câmara)

Fernanda Fernandes (Assistente Técnica da Direção Municipal de serviços Partilhados/Serviço de Apoio à Assembleia Municipal)