A prestação de informação da atividade autárquica à Assembleia Municipal: projeto de implementação de uma plataforma

1. A Prestação de informação à Assembleia Municipal

É competência da Assembleia Municipal apreciar, em cada uma das sessões ordinárias, uma informação escrita do Presidente da Câmara Municipal acerca da atividade desta e da situação financeira do Município, nos termos da alínea c), do n.º 2 do artigo 25.º da Lei n.º 75/2015, de 12 de setembro, na sua redação atual.

O envio desse Relatório de Atividades, conforme estabelecido na alínea y), do n.º 1 e no n.º 4 ambos do artigo 35.º da referida Lei, desempenha um papel decisivo na transparência, prestação de contas e tomada de decisões no âmbito da gestão autárquica.

Através do envio desses relatórios a Câmara Municipal fornece à Assembleia Municipal a informação necessária para possibilitar a análise da atividade da autarquia, incluindo a situação financeira do município.

A disponibilização prévia dessa documentação, com uma antecedência mínima de cinco dias antes da sessão, como requerido no artigo 25.º, n.º 2, alínea c) daquele diploma legal, permite que os membros da Assembleia Municipal acedam aos dados relevantes antes das sessões ordinárias, habilitando-os a promover um debate informado.

Essa prática é fundamental para assegurar a transparência na gestão dos assuntos municipais, garantindo que os representantes eleitos tenham acesso a todas as informações necessárias para avaliar e fiscalizar as ações e as políticas implementadas pela Câmara Municipal.

Além disso, o envio dos relatórios de atividades antes das sessões ordinárias possibilita que os membros da Assembleia Municipal possam formular questões, solicitar esclarecimentos adicionais e, se necessário, propor medidas corretivas ou sugerir novas diretrizes. Esse processo contribui para uma análise crítica e objetiva da informação apresentada, permitindo uma discussão construtiva entre os membros daquele órgão deliberativo e os representantes da Câmara Municipal.

Por se considerar uma etapa fundamental no exercício da fiscalização e do controlo democrático, garantindo a transparência, a responsabilidade e a participação ativa dos membros da Assembleia Municipal na tomada de decisões sobre os assuntos relacionados com a gestão municipal e com o bem-estar da comunidade, entendeu-se pertinente melhorar a metodologia associada à elaboração do Relatório de Atividades no que respeita à recolha e processamento da informação e ao envio daquele relatório atempadamente para os serviços da Assembleia Municipal. 

Para o efeito, foi desenvolvida pelos serviços da Câmara Municipal uma Plataforma onde os serviços municipais podem submeter a informação que lhes compete relativa ao período de análise, de uma forma mais eficiente e garantindo a celeridade do processo.

2. A implementação da plataforma

De forma a definir a arquitetura e tecnologias a serem usados na implementação da Plataforma, foram levantados os seguintes requisitos essenciais:

• Melhorar a coordenação e comunicação interna necessária para a elaboração do relatório;
• Apresentar um índice, em árvore, da estrutura orgânica do Município, que seja capaz de acompanhar as possíveis alterações e para cada unidade orgânica identificada associar o respetivo dirigente responsável. Esta árvore será a base para a configuração de novos relatórios;
• Armazenar cada relatório de forma independente com todos os elementos que o compõe. Uma vez assinada a opção “terminado” o relatório não pode sofrer qualquer alteração. Alterações que ocorram em termos de estrutura orgânica (ou dirigentes) apenas serão refletidos na criação de novos relatórios;
• Visualizar o progresso da submissão de informação por parte dos serviços;
• Gerar o relatório de forma automática com base na informação submetida e de acordo com a estrutura previamente definida;
• Apresentar uma interface de simples utilização.

Deste modo, decidiu-se pela conceção de uma aplicação WEB a informação e as funcionalidades que permitem gerar o relatório encontram-se centralizadas num único ponto (servidor) e o acesso à aplicação é feito via browser, ou seja, pode ser acedido em qualquer navegador de internet.

3. Os resultados

Após conclusão dos testes finais e encontrando-se a plataforma operacional, foram levadas a cabo sessões de apresentação, possibilitaram dar a conhecer a dirigentes e técnicos dos serviços do Município a plataforma desenvolvida e as suas funcionalidades. Além da vertente formativa, as sessões revelaram-se importantes para a identificação de oportunidades de melhoria através dos contributos que surgiram.

Apresentada a plataforma, seguiu-se a fase de entrada efetiva em produção. O período de preenchimento do Relatório de Atividades na plataforma decorreu, sem sobressaltos, não tendo os serviços suscitado quaisquer dificuldades, sendo pontuais as situações que requereram ajuda, nomeadamente ao nível da inserção de tabelas e quadros. A plataforma veio permitir que o Relatório de Atividades fosse enviado com relativa antecedência para os serviços da Assembleia Municipal.

Findo o primeiro processo de elaboração do Relatório de Atividades via plataforma, como em qualquer projeto, é crucial identificar oportunidades de melhoria que contribuam para o seu aperfeiçoamento e evolução. Conforme já referido, as sugestões surgiram desde logo no seguimento das sessões de apresentação da plataforma, nomeadamente a possibilidade de importação de informação de relatórios anteriores e a incorporação de um circuito de validação pelo superior hierárquico. Foram também identificados aspetos a melhorar ao longo da fase de preenchimento do relatório, como é o caso do alargamento da limitação do número de caracteres no campo onde são designadas as áreas e a possibilidade de adicionar áreas ou atividades entre linhas.

Em suma, tendo presente a necessidade legal da prestação da informação das atividades autárquicas à Assembleia Municipal e as dificuldades técnicas associadas ao processo de compilação da informação reportada por cada serviço, a implementação da plataforma colaborativa de elaboração de relatórios de atividades revela-se fundamental para agilizar, uniformizar informatizar o processo. Em linha com os princípios da modernização administrativa, trata-se de tirar partido das mais-valias que a tecnologia proporciona, nomeadamente de uma melhoria na gestão de dados e informação e um maior grau de transparência e segurança, investindo na simplificação administrativa através da otimização do processo e de recursos, sem descorar do trabalho e competência das pessoas, capacitando os trabalhadores para a tecnologia digital e envolvê-los neste processo de mudança.

Cremos que podemos dizer que este projeto foi bem-sucedido.

Elaborado por:

Cláudia Cardoso

Luís Fernandes

Tatiana Vicente